12, c’est le nombre d’emails qui sont réellement en lien avec notre travail sur les 77 que nous recevons en moyenne, chaque jour.
Aujourd’hui, les emails ont pris une place prépondérante dans nos échanges professionnels si bien que nous passons parfois plus de temps à les gérer qu’à réellement exercer notre métier. Stress, déconcentration, mauvaise interprétation…Comment s’en sortir avec une boite email qui se remplit plus vite que nous ne réussissons à la traiter ?
Voici quelques clés pour vous permettre de mettre en place une utilisation efficace de votre boite emails.
Vous le constatez au quotidien : il y a des mails importants, d’autres moins…Certains vous concernent directement tandis que vous ne savez pas pourquoi vous en recevez d’autres ou pourquoi vous êtes en copie d’un échange…
Aussi, si vous souhaitez réduire efficacement vos emails, ces conseils sont faits pour vous.
Mais tout d’abord, commençons par quelques chiffres clés :
En moyenne nous passons 1/3 de notre temps à gérer notre boite mail : soit 650 h/an,
Nous recevons environ 1 mail toutes les 8 minutes,
Il faut 45 secondes pour se remettre dans ce que l’on était en train de faire avant la lecture d’un email reçu.
Pourtant, il y a encore 25 ans, nous n’avions même pas de boite emails dans l’entreprise ou de téléphone portable pour nous permettre d’être joignable en dehors du bureau. Nous ne recevions pas 77 courriers ou fax par jour, chacun, et pourtant nous travaillions autant, voire plus qu’aujourd’hui.
Aujourd’hui, nous avons 10 fois plus de canaux de communication qu’il y a 15 ans, et nous privilégions à 80% du temps notre boite email.
Tout le monde est toujours en copie des échanges alors que peu de personnes sont réellement concernées. Nous menons de vraies conversations par email : d’ailleurs, un mode conversation a été mis en place dans les messageries pour s’y retrouver ! Les fichiers joints sont dupliqués N fois dans l’entreprise. Cela conduit parfois à de mauvaises interprétations ou à de mauvaises qualités d’échanges.
Bref, en à peine 20 ans, nous avons dû nous approprier un nouveau mode de communication professionnelle et en comprendre les usages, les codes.
Voici donc nos quelques conseils, applicables immédiatement, pour amorcer un désengorgement de votre boite emails.
Conseil N°1 : commencez par prendre une minute et demandez-vous quel est votre rôle dans votre entreprise ?
Une fois au clair sur votre métier, vos missions, vous pourrez travailler sur votre boîte emails et réfléchir aux catégories à créer pour être au plus proche de votre métier. Ces catégories vous aideront, dans un premier temps, à classifier vos emails et orienter vos actions.
Voici quelques exemples de catégories qui peuvent vous concerner :
- Management d’équipe : pour gérer les compétences, les outils, les formations,
- Répartition des tâches : pour l’organisation, la charge de travail, le planning,
- Nouveaux produits : pour gérer et suivre les différentes phases de développement.
Notre astuce : travailler sur la classification de vos 3 derniers mois d’emails reçus et faites le test pendant quelques mois pour valider la pertinence de vos nouvelles catégories.
Pour autant, une fois vos emails catégorisés, vous constaterez probablement qu’une petite partie d’entres eux a seulement pu être classée. Pas de panique, c’est normal !
Pourquoi ? Parce que vos boites emails se composent, entre autre :
- d’information interne : anniversaire, congés, annonces, pub, départ en retraite,
- d’information externe : mailing, forum de discussion, publicité, newsletter, informations partenaires,
- de redondance, provenant des emails où tout le monde est en copie, le genre de mail qui fait plusieurs fois le tour de l’entreprise sans que personne ne se sente vraiment concerné,
- de mails automatiques, associés à la gestion interne de l’entreprise : achats, ventes, production,
- d’indicateurs sur l’évolution au jour le jour des performances de l’entreprise : chiffre d’affaires, marges, nombre de dossiers traités, nombre de non-conformités, etc… .
Glissons donc, doucement, vers le conseil N°2 !
Conseil N°2 : réunissez votre équipe et travaillez ensemble à construire vos bonnes pratiques de communication.
Nous vous le disions, 75% des informations reçues par mails ne concernent pas votre métier ou n’ont que très peu d’importance pour vous. De plus, dans ces 75% d’emails, la majorité provient de personnes ou systèmes internes à votre entreprise. Il est donc important de se réunir et de déterminer ensemble, les bonnes pratiques à adopter pour une communication plus efficace !
Conseil N°3 : privilégiez un autre moyen de communication lorsque vos demandes sont urgentes.
Devez-vous toujours utiliser le mail comme moyen de communication ? Par exemple, lorsque dans l’objet d’un email vous indiquez “URGENT”, si vous êtes vraiment pressé(e ), ne vaudrait-il pas mieux que vous vous déplaciez ou que vous échangiez directement par téléphone ?
Conseil N°4 : créez des espaces partagés du type Google Drive ou autre pour échanger.
Quand plusieurs personnes échangent sur un sujet afin de construire un document interne, au lieu d’avoir 36 échanges emails, utilisez un document partagé pour collaborer plus efficacement. Ils ont de nombreux atouts : vous pouvez structurer vos documents et y intégrer un sommaire, toutes les modifications sont enregistrées et consultables, vous pouvez travailler à plusieurs, en même temps, sur le même document, et l’enrichir instantanément. Ces documents partagés permettent donc de capitaliser l’information pour l’entreprise. Et, ne l’oublions pas, l’information professionnelle a besoin d’être sauvée et disponible pour l’entreprise.
Conseil N°5 : avez-vous pensé à mettre en place des messageries instantanées dans votre entreprise ?
Aujourd’hui, les boites mails servent aussi à mener de vrais conversations. Comme nous vous le disions précédemment, les éditeurs de logiciel de boîte emails, ont même développé le mode d’affichage “Conversation” sans lequel il serait compliqué de relire une conversation entre plusieurs collaborateurs. Ne serait t’il pas plus adapté d’utiliser une messagerie instantanée ?
Et voilà, vous êtes fin prêt(e ) à optimiser vos modes de communication pour amorcer une baisse du nombre de vos emails reçus et envoyés.
Pour aller plus loin, nous pouvons vous aider à gagner du temps, notamment via l’automatisation de tâches/ d’actions. Cela éviterait, entre autre, qu’elles soient gérées par email.
Prenons l’exemple d’une demande de congés : nous pouvons créer, pour vous, un workflow (un processus automatisé), permettant à vos équipes de saisir leurs demandes et à vos managers de les valider, tout cela sans passer par un email ou une feuille de papier : solde de congés, notification aux validants, aux demandeurs, créons ensemble le processus qui vous convient !
Si vous souhaitez en savoir plus sur les workflows (l’automatisation), n’hésitez pas à nous contacter.
Aussi, toute l’équipe SIGAL est disponible pour vous aider à entamer une réflexion autour de la gestion de vos emails dans votre entreprise.