Les 8 erreurs à éviter pour une gestion de projet efficace

Entre mauvais réflexes, bases non posées ou outil mal choisi, les raisons pour voir un projet échouer sont nombreuses. Pourtant, il suffit d’adopter quelques règles simples pour conforter les bases de réussite d’un projet. Ou comment éviter les 8 erreurs fréquemment commises ?

Ne pas définir clairement les rôles et les responsabilités de chacun

Lors du lancement d’un projet, il est important que chacun voit son rôle clairement établi. Sinon, à terme, c’est source de malentendu et de divergences avec les attentes. Au risque de faire dysfonctionner le projet !

À ce titre, l’utilisation d’un outil adéquat permet de bien identifier chaque participant au projet et de rendre ses responsabilités visibles par tous. Et permet au chef de projet de s’assurer que chacun a bien compris ce que l’on attend de lui !

Ne pas développer un esprit d’équipe

C’est un facteur clé pour la réussite d’un projet. De l’esprit d’équipe naissent la productivité, l’envie et la motivation. Entre réunions informelles, ateliers communs et utilisation d’un outil digital de gestion de projet, compris par tous, les moyens sont nombreux. Il ne faut pas en abuser. Il ne faut pas les ignorer non plus.

Négliger la communication dans l’équipe

Le manque de communication est une source récurrente de dysfonctionnement d’un projet. Personnalités difficilement compatibles au sein de l’équipe, environnement de travail inadapté, outils de travail et de communication absents, etc. : les raisons sont nombreuses. Ce qui provoque tout naturellement incompréhension, déception ou stress.

Un outil digital adapté permet, par exemple, de favoriser cette communication permanente (et de vérifier que toute l’équipe participe aux échanges). Il favorise également les échanges et l’écoute de l’autre.

Ne pas éviter les 3P de la non-productivité.

Ce sont le perfectionnisme, la procrastination et sa conséquence, la paralysie. Le perfectionnisme, tout d’abord, part souvent d’une bonne intention. Mais, se noyer dans les détails est généralement contre-productif. À ce titre, il en va de même lorsqu’on complique le projet (en tombant par exemple dans des process administratifs chronophages et inefficaces). Par exemple, pour un SMQ (Système de Management de la Qualité), il faut d’abord bien le définir dans sa globalité et le cartographier, avant de rentrer dans les détails de chaque processus.

Ensuite, procrastiner est évidemment contre-productif, puisque cela revient à passer plus de temps à penser à la tâche à réaliser, plutôt qu’à l’effectuer. Et cela entraîne vite la paralysie.
Là aussi, un outil digital adéquat permet de gérer ce type de problème (avec des alertes, des rappels, etc.).

Oublier de planifier et de prioriser les tâches

Se lancer trop vite dans la production est synonyme de précipitation. Il faut d’abord planifier les étapes pour avoir une vision globale du projet. Sans cette planification, le risque est grand de se retrouver dans une impasse parce qu’on n’a pas réussi à l’anticiper. De plus, la mise en place d’un calendrier ou d’un ordre de priorités permet souvent d’éviter de terminer hors délais, tout en aidant à déterminer le temps et les ressources nécessaires.

Oublier le suivi du projet

Planifier c’est bien, suivre le projet c’est mieux ! Cela permet de s’adapter plus facilement aux changements (car il y en aura forcément) et aide toute l’équipe à mieux les suivre. Il est indispensable de s’assurer régulièrement que le déroulement attendu se réalise et que certains écarts puissent être justifiés.

Ne pas utiliser le bon outil

Nous avons déjà fait référence à l’utilisation d’un outil car celui-ci est aujourd’hui indispensable pour s’assurer de la bonne gestion d’un projet. Il en existe un grand nombre mais il faut choisir celui qui dispose de toutes les fonctions nécessaires à la gestion de projet. Il doit être digital (accessible à tous et de partout) et adapté à la taille et aux besoins de l’entreprise. Il faut éviter les empilements d’outils qui ne communiquent pas entre eux et adopter un outil unique et fiable (comme par exemple une plateforme collaborative).

Négliger le reste de l’entreprise

Délaisser une harmonisation commune à toute l’entreprise est aussi une erreur souvent rencontrée. Une fois le projet achevé, il faut former les employés, organiser des rappels si nécessaire, inclure un volet best practices/charte de collaboration. Pendant le projet, il faut mettre en place des points intermédiaires, ne pas inclure uniquement les interlocuteurs impliqués et partager l’information.
Il est donc nécessaire de bien communiquer en interne, dès le lancement du projet. Ce point ne doit pas être négligé car il faut bien l’expliquer, insister sur son but, faire preuve de patience face aux employés réticents, pour éviter qu’il soit mal perçu.