Mieux maîtriser et automatiser vos processus ? Une seule réponse, la cartographie

Une bonne cartographie permet de maîtriser l’automatisation des processus

Vous avez décidé de revoir certains processus, vous souhaitez en créer de nouveaux ou vous êtes partis pour procéder à leur automatisation ? La définition d’une cartographie est l’outil indispensable pour mettre à plat les différents échanges internes et externes de l’entreprise et donc l’ensemble de ses processus. C’est aussi le point de départ pour automatiser, collaborer et faire évoluer ces processus, au cœur de la plateforme collaborative.

Pourquoi parler de processus ?

L’approche « processus » est indispensable pour améliorer à la fois la performance de chaque fonction et celle de l’entreprise dans sa globalité. Elle permet d’avoir une vue d’ensemble sur des activités indépendantes mais reliées les unes aux autres, qu’elles soient à destination de l’extérieur (clients, fournisseurs, etc.) ou pour l’interne (collaborateurs, etc.).
Les processus, par nature transversaux, mettent en relation des acteurs de différents services. Leur gestion contribue à l’amélioration de la performance globale et leur mise à plat permet de repérer les dysfonctionnements dans les relations entre services, les activités inutiles ou redondantes.

Pourquoi faire une cartographie de ses processus ?

À partir de cette analyse, la cartographie est le meilleur outil pour présenter de la manière la plus complète le fonctionnement global de l’entreprise. Elle permet de prendre de la hauteur et de privilégier les actions les plus pertinentes. Elle offre une vue globale et claire et aide à identifier l’ensemble des interlocuteurs par processus et les points de blocage.

Comment établir une cartographie des processus ?

La meilleure manière est la représentation graphique de tous les processus liés entre eux par des liens logiques d’informations, de matière ou de production. Il n’existe pas de modèle unique. La cartographie doit correspondre à chaque entreprise et donc à vos besoins. Plus son formalisme sera proche des préoccupations de vos collaborateurs, meilleure elle sera.
Pour établir cette cartographie, il faut identifier chaque action ou tâche et sa place dans le processus.

Il y a généralement quatre grands éléments à mettre en valeur :

• Qui se trouve au point de départ de l’action : interne ou externe
• Quel est l’objet du processus : une commande, une note de frais à rembourser, une demande de congés, une facture à émettre, une demande fournisseurs, etc.
• Quelles sont les activités à identifier dans le processus (utiliser des verbes impliquant l’action) : faire, réaliser, enregistrer, contrôler, déplacer, etc.
• Comment se déroule la chaîne « client-fournisseur », qu’elle soit interne ou externe. Chaque enchaînement implique que chaque activité soit à la fois cliente de l’activité précédente et fournisseur de l’activité suivante.

Cette manière de procéder permettra de distinguer les deux grandes catégories de processus :

• Les processus opérationnels : assurer la veille concurrentielle, promouvoir les offres commerciales, concevoir les produits, gérer la logistique, assurer le service après-vente, suivre les clients, etc.
• Les processus de management : ressources humaines, gestion financière, système d’information, etc.

Que faire avec cette cartographie ?

Elle doit naturellement servir à améliorer chaque processus. Mais elle permet surtout d’entamer une démarche d’automatisation structurée et planifiée pour que son efficacité s’en trouve renforcée. Ces processus automatisés devront être, ensuite, intégrés à un outil adapté, telle la plateforme collaborative. En effet, celle-ci présente l’avantage exceptionnel d’être votre interface privilégiée pour les processus que vous aurez automatisés. Vos collaborateurs pourront s’y connecter et travailler ensemble. Et aussi, elle vous évitera de démultiplier les outils, puisqu’elle intègre de très nombreuses fonctionnalités comme les tableaux de bords, la gestion des notes de frais, des congés, l’Intranet, l’Extranet, le CRM, etc…Elle permet un accès centralisé et sécurisé à des utilisateurs aux profils différents, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise.

L’autre avantage d’une plateforme comme S.Digital : c’est un outil évolutif. Votre métier, votre entreprise évolue, la plateforme également, grâce à ses nombreuses « briques » – ou fonctionnalités évoquées précédemment – disponibles en fonction des besoins. Quel que soit votre point de départ dans l’automatisation de processus, elle s’enrichira dans le temps et élargira son champ d’action.

Pour définir les priorités et les étapes de son implantation, une cartographie sera votre meilleure alliée et surtout, le point de départ de votre réflexion.

Pour vous aider à automatiser vos processus, découvrez prochainement, notre contenu sur le sujet.