Comment notre client a réussi à dynamiser ses équipes autour d’un intranet ?

Avoir un intranet, c’est bien ! On s’imagine rassembler autour de contenus pertinents, faire passer des messages, etc. Pour autant, combien d’intranets finissent par ne plus être consultés, alimentés ? Combien finissent par ressembler davantage à un lieu de stockage qu’à un réel outil collaboratif ? Dans ce contexte, la plateforme S.Digital permet une réelle dynamique interne.

Fluidifier les échanges d’information, centraliser l’accès et créer une dynamique interne, est un challenge lorsque chacun est éloigné géographiquement.

Avec pour enjeux de favoriser et faciliter le travail collaboratif, notre client avait lancé un chantier d’entreprise structurant. Les objectifs étaient nombreux : uniformiser et diffuser les bonnes pratiques entre les différents sites éloignés les uns des autres, stocker, rendre disponible et mettre à jour, les ressources documentaires (procédures, notes, textes réglementaires, informations diverses, etc…) et diffuser des informations aux salariés.

L’outil devait aussi être facile d’accès et intuitif pour permettre une appropriation rapide par l’ensemble des équipes. Il ne fallait pas non plus oublier la personne qui en aurait l’administration, qui elle aussi, avait besoin d’une solution simple pour les mises à jour.

“On pense souvent à l’UX côté utilisateur final et beaucoup moins à l’UX côté administrateur. C’est tout aussi important pour contribuer au dynamisme d’un outil” David Fortineau, Dirigeant SIGAL.

Une solution sur-mesure, adaptée au profil de chacun.

La solution S.Digital, mise en place pour notre client, permet, à tous les salariés de pouvoir se connecter, quelque soit leur localisation : au bureau, en mobilité ou à domicile. La maturité digitale de chacun guidant l’usage. Et, parce que chaque employé a des besoins propres, des profils différents ont été créés avec des accès adaptés. Chaque salarié a donc uniquement une vue et des interactions avec les informations pertinentes pour lui.

La centralisation de l’accès aux données pour collaborer plus efficacement.

L’intranet collaboratif de notre client permet de centraliser l’accès aux documents des différents services, coordonner les plannings, suivre les demandes de congés de chacun et gérer des projets internes à l’entreprise comme l’amélioration du cadre de vie, la mise en place de procédure.

Les salariés passent ainsi de spectateurs de la vie d’entreprise, à acteurs : ils s’organisent en projets, dans lesquels il y a des instances décisionnaires, des votes autour des plus intéressants, etc…. Une vraie démocratie participative !

La création de processus, le développement de l’interactivité et, in fine, la performance.

Avec pour objectif de démocratiser l’accès aux documents et les perfectionner, la plateforme collaborative, S.Digital a intégré des processus de validation de ces derniers depuis leurs créations, en passant par leurs diffusions et leurs archivages. Chacun peut ainsi proposer des améliorations de procédures, demander une mise à jour, bref interagir avec les documents tout en respectant le cadre qualité des normes réglementaires. Les documents deviennent ainsi “vivants”.

Toujours dans l’objectif de gagner du temps et d’optimiser les échanges, différents formulaires ont été mis en place : Il s’agit de documents standardisés et co-créés avec les équipes métiers, composés de champs pré existants, à compléter. Une fois le formulaire validé, il sera automatiquement envoyé à la personne qui a besoin de le recevoir et qui pourra avoir une action dessus.

“il est important de co-créer les outils avec les équipes sans quoi, l’appropriation ne sera pas au rendez-vous et les résultats non plus” David Fortineau, Dirigeant SIGAL

Par exemple : des formulaires de saisis de demande d’achat de frais généraux ainsi que des demandes de cotations clients ont été mis en place. Les commerciaux peuvent saisir, directement via leur intranet S.Digital, les demandes pour leurs clients. Une fois ce formulaire complété et validé, il est automatiquement envoyé aux équipes qui gèrent ces demandes. Dès que la demande est confirmée, le commercial est averti et peut rédiger une offre tarifaire précise à son client.

La personnalisation comme vecteur d’appartenance, de proximité, de sympathie.

Comme nous l’évoquions en introduction, l’enjeu est grand. Et parce que la communication n’est pas anecdotique dans le cadre de l’appropriation par tous, il fallait être impactant et créatif. Dans ce contexte, la plateforme S.Digital vous permet d’en personnaliser le nom et d’introduire votre charte graphique. “Trouv’Tout”, ainsi que sa mascotte ont vu le jour. Trouv’Tout évolue en fonction des saisons, s’habille de toiles d’araignées à Halloween, interpelle les collaborateurs, etc…

L’animation pour impliquer au quotidien.

Et parce qu’il fallait dynamiser Trouv’Tout, pour en faire un véritable outil collaboratif, une réflexion collégiale a été menée afin de savoir ce qui ferait venir quotidiennement les utilisateurs sur l’intranet. De cela est né l’idée d’un lieu d’échange, au format petites annonces, sur lequel on peut non seulement proposer des objets à la vente, à l’échange et également parler de vacances, de loisirs, etc…On trouve aussi sur Trouv’Tout des demandes de covoiturage entre site, des jeux concours, etc…