Pourquoi le mail n’est-il pas un outil de gestion ?

Le mail est devenu incontournable dès que l’on veut échanger, transmettre, ordonner, commander, contractualiser, se renseigner, renseigner…  Il remplace à la fois le simple courrier, mais aussi le téléphone, le face à face, et même les logiciels de gestion.

Le mail est aisé à consulter, créer, envoyer…

C’est un outil simple et efficace, qui nous donne l’impression de gagner du temps, si on s’en tient à la simple transmission d’informations.

Il contient : une liste de destinataires principaux, de destinataires en copie, éventuellement en copie cachée, on lui ajoute un objet et le tour est joué ! On circularise, on diffuse, on traite, on se protège, on délègue. Pour autant, on le trouve, très vite, moins pertinent dès lors qu’il faut classer, suivre ou distribuer de manière sécurisée cette même information.

Le mail n’est pas toujours l’outil le plus adapté à chaque cas d’utilisation.

Prenez son contenu : une explication ou une documentation trouvera plus facilement sa place sur une GED (Gestion Electronique de Document) ou un espace collaboratif, plutôt que dans une pièce jointe, n’est-ce pas ? Les fonctionnalités du Drive de Google ou de wetransfer se sont justement développées pour répondre à cette demande.

Le mail, est un réel progrès. Il permet de faire circuler l’information plus vite, à plus de personnes, que tout autre moyen existant ou ayant existé. C’est bien pour cela qu’il faut continuer de l’utiliser.

A y regarder de plus près, ce besoin de rapidité, ou d’omni-diffusion, n’est pas toujours flagrant. Un dossier traité en entreprise a-t-il forcément besoin de passer par le mail ? Non !

Ce moyen de communication va même être pénalisant, il va dupliquer le dossier, le multiplier jusqu’à ne plus savoir où est la bonne version, et c’est là que le temps que l’on croyait gagner au départ, n’est plus tout à fait d’actualité…

Alors quelle solution pour gérer les mails ?

Et bien, au plus simple, le mail doit sortir de son outil de gestion privilégié qu’est la boîte mail personnelle et sacralisée de chacun (outlook, exchange, lotus, gmail…), pour venir se lier à la donnée structurée de l’entreprise. C’est à partir de là que nous pouvons parler de données de gestion augmentées.

Pour apporter une réelle valeur ajoutée aux données de gestion augmentées, il faut en effet considérer l’interactivité, il faut que la donnée soit « vivante », que vous puissiez l’affecter à un acteur, à un groupe d’acteurs, que vous puissiez décrire une ou des actions (via de l’automatisation par exemple) et que vous puissiez en suivre la bonne réalisation.

Le mail, un outil collaboratif  ? Non !

Vous recevez un mail pour lequel plusieurs collègues sont destinataires. Vous ne le traitez pas tout de suite, vous le mettez en attente mais un collègue commence à le traiter et là, c’est à vous de gérer le suivi des actions…

Si vous considérez le mail différemment, vous en professionnalisez l’utilisation, et vous agissez aussi sur tous les post-it collés autour de l’écran, par vous-même, dans le meilleur des cas, mais aussi souvent par d’autres. Ce faisant, vous gagnez du temps, vous l’utilisez mieux, vous vous débarrassez d’une couche de stress inutile, vous réduisez le nombre de mails, bref vous simplifiez vos échanges…Les bénéfices peuvent aussi être vus de manière sociétale et environnementale, mais ceci est une autre histoire…

Alors, le mail est-il un outil de gestion ?