Quelle alternative aux outils de BI ou à Excel ? On vous explique !

En tant que DAF, collecter et recouper des données fiables est essentiel pour orienter convenablement les décisions stratégiques et augmenter les performances de l’entreprise. Mais l’extraction et le traitement de données éparses est chronophage et source d’erreurs.

À l’heure du Big Data, les nouveaux outils de Business Intelligence (BI) lèvent les obstacles liés à l’usage de tableurs Excel. Toutefois, ces outils ont aussi leurs limites, c’est pourquoi il est préférable d’opter pour une solution modulaire de type plateforme collaborative. Explications.

Des fichiers Excel aux outils de BI

Excel a longtemps constitué un support central en entreprise, pour collecter et traiter l’information. Excel reste un outil privilégié dans la mission des DAF notamment car il est intégré dans les mœurs et habitudes de ces derniers qui vont avoir tendance à privilégier un outil qu’ils connaissent déjà. Le DAF élabore sur cette base les reportings nécessaires au CODIR pour piloter sa stratégie. Mais face à un accroissement exponentiel du volume de données à traiter, Excel n’est plus suffisant et est souvent complété par des outils de BI.

La Business Intelligence au service du DAF

La Business Intelligence désigne les technologies d’analyse des données, sur lesquelles l’entreprise s’appuie pour orienter ses décisions. Les outils de BI se sont développés, intégrant des fonctionnalités innovantes pour faciliter le traitement de la data.

• L’outil de BI permet de collecter la donnée sur un support unique. Là où Excel était utilisé de manière individuelle par les collaborateurs – à la clé des fichiers multiples, disséminés dans l’entreprise – l’outil de BI centralise l’information.
• L’outil de BI croise et traite automatiquement les données centralisées. Le DAF génère ses KPI et reportings de manière automatisée, le risque d’erreur de saisie ou de formule, inhérent au travail manuel sur Excel, est réduit.

Les outils de BI offrent au DAF un gain de temps, plus d’autonomie et d’efficacité. Mais leur utilisation n’est pas toujours optimisée…

Les limites des outils de BI

• Le DAF peut rapidement se trouver submergé par le volume de données et de reportings saisis, traités et construits dans l’outil. À défaut d’encadrement rigoureux de la collecte ou de priorisation des rapports nécessaires à la prise de décision, le DAF perd du temps à identifier les données réellement utiles à sa mission.
• Certains outils, s’ils proposent des fonctionnalités nombreuses et avancées, sont complexes à mettre en place et à utiliser. Le DAF perd alors en autonomie car il est obligé de passer par un autre interlocuteur spécialiste des sujets Big Data & BI pour s’y retrouver.
• Les reportings sont générés sous forme de documents PDF, Word ou Excel. Après les avoir transférés à ses interlocuteurs, le DAF n’est plus maître de leur sort. Ces documents risquent alors d’être partagés avec des collaborateurs internes mais aussi avec des interlocuteurs externes à l’organisation qui ne sont pas censés y avoir accès, la sécurité des données n’est plus assurée.
• Les informations diffusées et transmises aux équipes opérationnelles nécessitent un temps de traitement très important et sont parfois tellement conséquentes qu’il est difficile de toutes les passer en revue. De plus, les outils de BI ne permettent pas de filtrer les informations en fonction de chaque besoin métier. Il en résulte une perte de temps, un risque accru d’erreur voire un désintérêt pour l’outil qui a pourtant pris du temps à mettre en place.

L’alternative : une solution modulaire de type plateforme collaborative

Personnalisable, une plateforme collaborative, répond à vos enjeux spécifiques en termes d’exploitation de la donnée notamment, et est garante de la sécurité des informations que vous partagez. Via la plateforme, vous avez la possibilité de :

• collecter, depuis vos divers outils existants, les données pertinentes en fonction des besoins métiers.
• élaborer des tableaux de bord en phase avec l’activité de chacun,
• partager les données avec les collaborateurs et surtout leur permettre de les enrichir afin de faire fructifier l’intelligence collective,
• fluidifier et de sécuriser le partage de l’information en personnalisant les droits d’accès.

SIGAL vous propose une plateforme collaborative sur-mesure remettant l’humain et le collaboratif au cœur de votre approche de la donnée. Les bénéfices que vous en retirez sont nombreux :

• vous faites vivre les informations qui remontent de vos outils : vos collaborateurs saisissent plus facilement vos données car les formulaires ont été co-construits avec vous, pour être au plus proche de vos usages ; ces données sont ensuite commentées, abondées (via des fils de discussion, des photos liées à un SAV par exemple, etc…) et toutes les interactions entre les acteurs sont centralisées dans la plateforme, augmentant ainsi la “valeur” de vos données, et vous permettant une vision globale des informations nécessaires à vos actions,
• vous fiabilisez les données sur lesquelles vous fondez vos décisions, ces dernières étant mieux saisies et enrichies,
• vous co-construisez, au regard de vos processus et de vos besoins, les tableaux de bord adéquats pour que chacun puisse piloter son activité au quotidien,
• vous suivez en temps réel les évolutions de vos données,
• vous sécurisez vos échanges via des accès paramétrés par profils utilisateurs permettant de maîtriser le partage des informations et données : vos collaborateurs accèdent plus facilement à la donnée mais vous gardez le contrôle,
• vous optimisez vos processus car des prises de décisions, des actions ou tâches vont pouvoir être attribuées à des collaborateurs et automatisées en vue d’améliorer la performance,
  surtout vous mesurez l’efficacité de ces processus, dans une démarche lean, et vous les réajustez au besoin,
• vous gagnez du temps : tout est accéléré car simplifié, centralisé, fiabilisé et automatisé. Vous visualisez vos données en temps réels, les interactions sont rapides, vous recevez des notifications en direct sur lesquelles vous pouvez agir sans démultiplier les canaux de transmission et de communication.

En définitif, vous cassez les silos en collaborant plus efficacement, vous partagez la donnée sans la dupliquer, vos prises de décisions sont au plus proche de la réalité, vous gagnez du temps tout en augmentant les performances de vos données.