Comment Sotrinbois a déployé un CRM en moins de 6 mois ?

Sotrinbois a mis en place, en moins de 6 mois, un CRM sur-mesure pour son équipe commerciale et administration des ventes.
Basée en Charente-Maritime, cette entreprise familiale de 140 salariés, est spécialisée dans la commercialisation d’accessoires de finition en bois et de panneaux bois massifs. Ses produits sont, à la fois, disponibles à la vente pour les particuliers et pour les professionnels artisans.
Forte de 35 années d’expérience, l’entreprise dispose de plus de 2000 références en stock sur ses 3 sites de production, qu’elle gère au travers de son ERP. Il manquait à Sotrinbois un CRM pour lui permettre d’avoir une vue globale et à jour des données clients.

La limite des tableurs et des documents textes

Les commerciaux de Sotrinbois sont répartis sur toute la France, l’équipe Administration des Ventes est assez grande également.
Avant S.Digital, le suivi commercial n’était pas très moderne. En effet, si l’ERP de l’entreprise leur convenait très bien, les outils de gestion du quotidien étaient souvent des tableurs Excel ou des documents texte. L’information n’était donc ni centralisée, ni exhaustive, ni même vraiment partagée. A la vue de la charge de travail, le Directeur Commercial de Sotrinbois sollicitait ses équipes uniquement sur des points importants et n’avait donc pas une vue d’ensemble des échanges clients.

Un CRM pour conserver et enrichir la connaissance client

Aujourd’hui, nous sommes à l’air où les salariés restent moins longtemps dans les entreprises. Sotrinbois l’a bien compris et est conscient des problématiques qui y sont liées : perte d’historique de l’information, peu de partage, problèmes d’accessibilité à la donnée. Cela concerne à la fois les salariés devant reprendre les échanges des personnes parties et également les nouveaux collaborateurs qui peuvent être perdus.

“Grâce au CRM S.Digital, nous souhaitons qu’un nouvel entrant ait une vision claire de l’ensemble des clients. Pour cela, il était important de structurer la démarche commerciale. Le CRM permet donc de centraliser les données, d’acquérir un volume croissant de données sur les clients, etc. In fine, cela permettra bientôt de faire des analyses, des prévisions et d’améliorer encore plus notre connaissance clients.” nous dit Mr Martin, Directeur commercial de Sotrinbois

Pourquoi avoir choisi SIGAL ?

“S.Digital semblait être une solution simple, intuitive. Les échanges commerciaux étaient de qualité et l’accompagnement proposé ensuite, nous semblait bon. SIGAL répondait le mieux à nos besoins métiers et proposait un outil nous permettant de bien travailler, d’être serein”.

En effet, comme le CRM est intégré à la plateforme S.Digital, c’est tout un écosystème de fonctionnalités qui est créé pour Sotrinbois. Par exemple, en plus des devis, des commandes, des factures, des fiches clients et affaires, Sotrinbois dispose d’un outil de suivi des tâches. Cet outil est à la fois disponible pour le collaborateur qui a une vue de ses propres tâches, et également pour le manager qui peut suivre l’ensemble des tâches de ses équipes en temps réel.
Aujourd’hui, l’équipe ADV reçoit ses tâches directement dans le CRM, elles sont saisies par les commerciaux et attribuées à la personne concernée, qui en est informée. Les tâches ont des statuts qui évoluent et qui permettent de les suivre.

Une autre caractéristique du CRM est que l’on peut transmettre de l’information en interne facilement et de manière sécurisée.

Comment l’appropriation de l’outil s’est-elle faite, quand on a des publics qui sont parfois éloignés de l’informatique ?

Les équipes commerciales, qui devaient venir nourrir S.Digital des différents échanges clients, s’y sont mises très facilement. La simplicité de la solution a beaucoup aidé.

Pour d’autres équipes et même pour la direction commerciale, il a fallu s’habituer à aller chercher l’information, qui était à disposition dans le CRM, plutôt que, comme d’habitude, avoir les données, les rapports poussés par email.

“C’est ce vers quoi nous voulions aller, pour sortir la gestion de la boite emails et la réintégrer dans un outil collaboratif et ça demande, quand-même, de prendre certains réflexes.”

Combien de personnes ont été mobilisées sur le projet ?

Sotrinbois a adopté la bonne démarche projet, à savoir toujours impliquer les métiers dans la création de nouveaux outils. Ils ont donc mobilisé une personne dans chaque métier concerné par l’utilisation du CRM S.Digital : une personne référente côté commercial, une personne à l’administration des ventes, à la direction commerciale, au marketing et à la communication ainsi que l’informaticien. En 6 mois, la nouvelle plateforme digitale était installée et opérationnelle.

“Les équipes SIGAL ont été très présentes, très réactives et quand on est novice sur ce type d’outil, c’est vraiment important de pouvoir compter sur son partenaire. J’ai vraiment apprécié l’accompagnement”

Prochaine étape : une base documentaire pour accéder aux informations en mobilité

La prochaine étape du projet est de pouvoir créer une base documentaire dans S.Digital. Plutôt que d’avoir, classiquement, l’ensemble des documents stockés (photos, articles, fiches techniques, fiches produits, catalogues, tarifs, etc..) sur un serveur, où retrouver l’information prend du temps, Sotrinbois souhaite intégrer ses documents dans la plateforme.
Ainsi son équipe commerciale pourra avoir accès, en rendez-vous client, sur des salons à ces données et pourra, en quelques clics, les retrouver et les envoyer par email, directement depuis S.Digital.