Seulement 27% des cadres dirigeants et des directeurs financiers ont confiance dans l’exactitude de leurs données financières (1), et la crise sanitaire semble avoir accru ces inquiétudes. Multiplicité des données, complexité du processus de collecte et de traitement, incompétences et erreurs humaines…les raisons de cette méfiance sont nombreuses.
Face à ce constat, il est utile de rappeler les enjeux de la dématérialisation des données, qu’elles soient financières ou non. Dans ce contexte, votre meilleur allié est la plateforme collaborative S.Digital. Dématérialiser les données, faire circuler l’information, automatiser ce qui peut l’être, fiabiliser l’ensemble. C’est la solution à adopter dans le cadre d’un projet de dématérialisation. Explications.
La dématérialisation au cœur du métier de DAF
À l’heure de la transformation digitale, les directions financières sont amenées à repenser en profondeur leur rapport à l’information. De la supervision de la comptabilité à la gestion du capital humain en passant par la trésorerie et la fiscalité : en tant que DAF, vos champs d’intervention sont très variés…et les sources d’information très nombreuses !
Dans ce contexte, la dématérialisation des données de gestion est une priorité : synonyme de gain de temps, de productivité et de sécurité, elle est au cœur de vos préoccupations. Avant d’aller plus loin, entendons-nous sur ce qu’est la dématérialisation, souvent confondue avec la numérisation.
Dématérialisation vs. numérisation : 2 démarches complémentaires
Les termes dématérialisation et numérisation sont souvent employés comme synonymes ; ils renvoient pourtant à des concepts différents et complémentaires :
La numérisation est l’opération technique qui consiste à transférer un document sur support physique – en général, du papier – vers un support numérique. Cette opération se fait habituellement en utilisant un scanner. À ce sujet, notons qu’il existe des logiciels permettant de faire de “l’océrisation”. Dérivé de l’abréviation OCR (Optical Character Recognition), ce terme décrit la technique de traitement de l’image permettant de reconnaître les formes et de les traduire en lettres. L’océrisation permet donc d’aller plus loin que le simple scan de documents : les données figurant dans un fichier image sont extraites et peuvent ainsi être exploitées. Par exemple, l’océrisation de scans de factures permettra d’extraire les données et de les exploiter dans le logiciel de facturation.
La dématérialisation consiste à produire nativement des données numériques. Elle peut s’accompagner d’une numérisation des documents papiers existants. Toutefois, la dématérialisation est un concept plus large, qui conduit à repenser en profondeur la manière dont on produit l’information, dont on la visualise, dont on la partage. Plus qu’une dématérialisation des documents, il faut parler d’une réflexion autour des processus de l’entreprise.
La dématérialisation : un projet de transformation global
Lorsqu’il s’agit de dématérialiser des données, c’est finalement de la dématérialisation des processus dont il est question. En effet, dématérialiser implique de réorganiser en profondeur le processus de traitement d’un document : quelles sont les tâches à réaliser ? Qui sont les intervenants ? Quels outils sont mis en œuvre ? Quelles procédures existent ? Etc… En dématérialisant tous les flux, et donc, l’ensemble des processus, les informations sont synchronisées, grâce à une mutualisation des différents canaux. Cette mutualisation sert à toute l’entreprise, chaque service peut y trouver son intérêt et gagner du temps :
- les accès aux informations sont facilités,
- la gestion des documents s’améliore,
- l’espace d’archivage est réduit,
- la donnée est sécurisée,
- etc…
Dans ce contexte, le DAF est un acteur majeur de la dématérialisation des données de gestion au sein de son organisation. En effet, souvent garant de la mise en place et du suivi des processus, il est aussi la personne concernée par cette obligation légale.
La facturation électronique : une obligation légale servant de première étape ?
Dans le cadre de la dématérialisation de la commande publique, la facturation électronique est devenue progressivement obligatoire entre 2017 et 2020 pour les contrats conclus avec l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics (2). Ce processus vise notamment à réduire l’impact environnemental et les coûts engendrés par la facturation papier.
C’est bien à partir de 2024, et non plus 2023, comme prévu initialement, que la facture électronique s’imposera aux transactions B2B domestiques, en application de l’article 153 de la loi de finances 2020 (3). Les objectifs affichés par le gouvernement sont multiples :
- Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à une diminution de la charge administrative
- Lutter contre la fraude fiscale
- Améliorer les politiques économiques grâce à une connaissance plus fine de l’activité des entreprises
- À terme, faciliter les déclarations de TVA par le pré-remplissage
Au-delà de cette obligation légale qui se profile et que les entreprises doivent anticiper dès maintenant, la facturation électronique s’inscrit dans un processus de dématérialisation plus globale, celui des données de gestion dans leur ensemble, lequel présente des avantages dont il serait dommage de ne pas profiter.
Les avantages de la dématérialisation des données de gestion
Dans un contexte en évolution permanente, la dématérialisation des données de gestion du DAF via une plateforme collaborative telle que S.Digital offre de nombreux avantages, parmi lesquels :
- Partage, centralisation et stockage des documents : l’un des soucis majeures lié à la donnée est le fait qu’elle soit éparpillée, partout, dans l’entreprise. La dématérialisation ne va, en rien, arranger cela. La plateforme collaborative S.Digital va vous permettre de centraliser les accès aux données et documents produits par les différents services. Vous pourrez créer vos tableaux de bords personnalisés avec les données dont vous avez besoin, et pourrez les partager facilement, directement dans la plateforme.
- Échanges internes simplifiés et sécurisés : plus besoin de demander une facture manquante au service facturation, plus de risque de perte d’une note de frais, toute l’information est centralisée, accessible d’où que vous soyez depuis la plateforme S.Digital. Les rôles et autorisations de chacun sont également gérés pour faire que chaque collaborateur voit uniquement l’information qui le concerne.
- Échanges clients ou fournisseurs renforcés : vous pouvez même ouvrir la plateforme S.Digital à vos clients ou partenaires via un EXTRANET sécurisé et y pousser l’ensemble des documents dont ils ont besoin (devis, factures, etc…). Vos clients pourront en plus, suivre l’avancée de leurs commandes et échanger avec vous. Vos fournisseurs pourront retrouver les commandes passées et les confirmer. Toute la chaîne de valeur est donc concernée par la démarche et peut en bénéficier.
- Automatisation des processus métier : nous vous le disions au début de cet article, la dématérialisation des données de gestion est l’occasion de remettre à plat vos processus. Repensez vos processus de validation, de suivi, de notification et intégrez-les directement à la plateforme S.Digital pour piloter votre activité depuis un seul et même outil.
- Démarche RSE facilitée : aussi, la dématérialisation des données de gestion réduit vos coûts de traitement et d’archivage et la suppression du papier vous permet d’atteindre vos objectifs RSE en la matière.
Expert métier et digital, SIGAL vous accompagne dans votre projet de dématérialisation de vos données de gestion.
- Nous affinons avec vous vos besoins, eu égard à vos problématiques métier
- Nous co-construisons ensemble votre plateforme collaborative, sur-mesure. Cet outil permet d’exploiter vos données de gestion dématérialisées dans les meilleures conditions. A la clé : centralisation de la data pour un accès facilité, partage de la donnée, automatisation des actions, gain de temps et de productivité
- Nous maquettons, pour vos, notre réponse. Ainsi, nous sommes certains de bien nous comprendre
- Nous intégrons et connectons S.Digital avec vos outils existants.
- Nous mesurons régulièrement, avec vous, l’efficacité des processus établis
(1) Enquête Blackline-Censuswide, avril 2020
(2) https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000029140226/
(3) https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/article_jo/JORFARTI000039684090