Gestion de la donnée et reporting, de l’automatisation à l’autonomie

 

Améliorer la gestion de la donnée et optimiser le reporting, qui devient de plus en plus exigeant : un enjeu prioritaire pour de nombreux DAF. À condition que l’outil soit simple à utiliser et facile à implanter dans l’entreprise. Utopie ? Non, il existe et s’appelle la plateforme collaborative, qui permet d’abandonner (enfin !) le traditionnel fichier Excel.

Le reporting financier fait partie des outils de base pour piloter la performance d’une entreprise dans les meilleures conditions. Dans le contexte mouvant où nous sommes aujourd’hui, il a d’autant plus d’importance qu’il doit être actualisé de manière régulière, pour donner tout leur sens aux résultats produits et les traduire en opportunités d’actions.

La donnée, un enjeu essentiel

D’ailleurs, une étude réalisée en 2020 par le cabinet de conseil en recrutement Robert Half a mis en valeur que les attentes vis-à-vis de la fonction financière sont le besoin de mettre en valeur les opportunités de développement (25%) et l’apport d’une vision stratégique en temps réel (21%). La collecte et une analyse fine de la data sont donc devenues des enjeux essentiels pour le DAF. Piloter la donnée en temps réel implique donc une meilleure maîtrise des flux d’informations utiles. Et, face à la multiplication de ces besoins (et des sources d’information), les reportings « à la main » augmentent les risques d’erreurs.
En effet, l’utilisation d’Excel pour des besoins strictement individuels peut encore apparaître comme un outil « suffisant ». Mais lorsqu’il s’agit de partager ces résultats ou de retranscrire une seule version des chiffres, le travail est plus compliqué. Entre les difficultés de compilation, le manque de standardisation ou même l’utilisation d’outils variés, les facteurs qui empêchent d’obtenir rapidement une vision globale sont nombreux. Ce qui rend donc un reporting fiable et à jour difficile à obtenir.

Information centralisée et reporting en temps réel

C’est pourquoi, il devient indispensable de modifier le process et de profiter pleinement des atouts des nouveaux outils digitaux. Et, la solution la plus répandue et la plus efficace se présente généralement sous la forme d’une plateforme qui centralise l’activité de l’entreprise. Outre sa nature collaborative, qui permet une collecte et un enrichissement efficace des données, ses usages sont nombreux : suivi des factures et leurs échéances, visualisation des KPI, consultation de l’état des finances, accès aux flux financiers et aux rapports de gestion antérieurs, etc.

Mais, au-delà de ces multiples possibilités techniques, elle permet d’abord de mettre en place un processus contrôlé, unifié et transparent pour s’assurer que la donnée reste dans un cadre structuré et sécurisé. Elle permet de centraliser l’accès à l’information pour avoir une vue globale et directe des données et gagner du temps. C’est un outil unique qui permet de construire des tableaux de bord sur-mesure et en temps réel.

Elle permet, notamment via des processus automatisés, de fiabiliser cette donnée, qui ne sera pas ressaisie plusieurs fois (réduisant ainsi considérablement le risque d’erreur). En plus, elle propose aux collaborateurs de différents services, avec différents profils d’usage, des interfaces adaptées, sans informations superflues. Les TodoLists, formulaires sur-mesures et notifications viennent dynamiser et fiabiliser l’ensemble. Enfin, elle permet aussi de partager l’information de manière sécurisée, gérant très facilement les droits d’accès et les vues personnalisées, tout en augmentant la vitesse de diffusion.

L’automatisation de la collecte de la donnée vous permet donc une réalisation fiable des reportings financiers et leur diffusion de manière permanente et rapide. Elle vous fait gagner en autonomie et améliore significativement votre connaissance des informations et des chiffres nécessaires. En cela, elle rejoint la préoccupation des DAF concernant le temps consacré à la collecte et à l’analyse des données (Etude PwC’s Finance Effectiveness Benchmark Report, 2019). Cette prise de conscience de l’impact de la data doit permettre de casser les silos au sein de l’entreprise pour plus de transversalité, d’efficacité et de performance. Et, avec SIGAL, il n’y a pas de réponse standard et imposée. Vous construisez la plateforme adaptée à votre entreprise, à votre usage et à vos besoins.

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Gestion des données en entreprise : définitions, enjeux et bonnes pratiques

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  • Directrice Marketing et Communication Associée

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