Les 5 questions à se poser pour automatiser vos process

Votre activité est rythmée par des process bien structurés. Mais ils comportent de nombreuses tâches répétitives et chronophages qui sont réalisées manuellement. Générant peu de valeur ajoutée, elles pourraient alors être automatisées. À condition de se poser les bonnes questions.

Que signifie « automatiser un process » ?

L’automatisation a pour principe de faire effectuer par la technologie certaines tâches répétitives et chronophages réalisées par un humain. Base de la digitalisation des entreprises, elle doit améliorer l’efficacité au quotidien.

Comment déterminer si un process est automatisable ?

Pour savoir si un process peut être automatisable, il faut déterminer quel peut être le bénéfice pour l’entreprise et le client. Pour cela, il doit répondre à un certain nombre de critères comme :

1. Il est répétitif
2. Il est manuel avec des risques d’erreur
3. Il est itératif, ce qui permet d’avancer petit à petit dans son automatisation
4. Il est stable dans le temps
5. Il peut s’appuyer sur des règles logiques (plus simple à automatiser) mais ce n’est pas obligatoire
6. Il peut résoudre un problème de données éparpillées. L’automatisation sera alors synonyme de simplification
7. Il doit y avoir une certaine intensité en volume. En effet, l’automatisation doit produire une valeur ajoutée significative
8. Il doit avoir le moins d’exceptions possible
9. Il doit reposer sur des données existantes dans l’entreprise, qu’elles soient structurées ou pas.

Comment aborder l’automatisation d’un process ?

Une démarche d’automatisation est le bon moment pour prendre de la hauteur sur le fonctionnement de l’entreprise. Il s’agit alors de cartographier l’organisation et de déterminer les points chronophages, flous, mal cadrés, etc. En résumé, tout ce qui apparaît comme défaillant.
Il s’agira alors d’opérer un découpage assez fin pour simplifier et automatiser tout ce qui peut l’être. Il n’est pas obligatoire de tout automatiser, on peut agir uniquement sur une partie du process. On parlera alors de semi-automatisation.

Quels sont les objectifs de l’automatisation ?

L’automatisation des process doit viser plusieurs objectifs :
Gagner du temps pour les utilisateurs.
Gagner en performance et diminuer le risque d’erreur.
Réduire les coûts de traitement.
Faciliter la collaboration entre les services.
Disposer d’une donnée plus fiable.
Remettre les collaborateurs sur des actions à valeur ajoutée.
Gagner en réactivité pour la satisfaction des clients.

Quels peuvent-être les process automatisables ?

Ils sont nombreux. On peut notamment citer :
Les RH : recrutement (automatisation des annonces), demandes de congés (saisies directement par les salariés), création de documents (contrats de travail, etc.), onboarding des salariés (programmation des tâches à effectuer, etc.)
La comptabilité : digitalisation des factures, traitement des factures fournisseurs, rapprochement bancaire, dématérialisation des notes de frais, etc…
La relation client : demande de SAV, envoi des factures, suivi de la commande, routage des demandes, mailings ciblés, traitement des formulaires de prise contact sur le site web, etc.