DAF : compliqué d’accéder aux données commerciales, comptables, financières ? Découvrez les pistes d’amélioration et gagnez du temps !

 

Garant de la bonne gestion administrative et financière de votre entreprise, vos analyses et décisions sont basées sur un volume considérable de données de natures et d’origines diverses. Les process mis en œuvre pour la gestion de ces données sont déterminants de votre performance… Vous avez besoin de fiabilité et d’agilité dans le pilotage de vos activités afin de produire rapidement des résultats pertinents. Difficile de gérer vos données ? Découvrez les pistes d’amélioration envisageables !

Les problématiques métier spécifiques au DAF (Directeur/rice Administratif et Financier)

 

#1 Exploiter les bonnes données pour orienter les choix stratégiques du CODIR

Le CODIR s’appuie sur vos analyses et reportings pour prendre les décisions stratégiques dans une optique de gain de performance. En jeu : la rentabilité de l’entreprise. Or pour suivre vos KPI, vous avez besoin d’exploiter toutes les données utiles, de manière infaillible.

Mais les données sont éparses et volatiles…

Les données qui vous sont utiles sont saisies par des collaborateurs multiples, sur des supports divers – fichiers Excel, emails, CRM, ERP… Résultat : vous perdez du temps à regrouper et à synthétiser l’information, vous avez parfois besoin de passer par un collaborateur pour accéder à la data. Pour autant vous avez mis en place des macros dans vos fichiers Excel qui vous permettent d’avoir un minimum d’automatisation. Quid du jour où la personne, qui a mis en place ces fameuses macro, quitte l’entreprise ?
Les données récoltées sont parfois erronées, des doublons peuvent fausser votre analyse et vous ne disposez pas toujours d’historique pour vérifier la fiabilité de l’information. Lorsque l’extraction des données est réalisée de manière ponctuelle, depuis les divers outils d’origine, vous n’avez pas l’information mise à jour en temps réel.
Certaines données vous manquent : vos collaborateurs n’ont pas nécessairement conscience de l’importance de telle ou telle information, auquel cas ils ne rentrent pas des données dont vous avez besoin.

Dans ce contexte, il est indispensable de se réapproprier l’ensemble des données qui gravitent dans votre entreprise, de centraliser leur accès et d’automatiser ce qui peut l’être.

#2 Coordonner les projets de l’entreprise avec agilité

Management du service comptable, supervision des ressources humaines, élaboration des budgets, suivi de la trésorerie, gestion des actifs de l’entreprise, codirection de la stratégie de communication, veille contentieuse… autant de missions qui s’inscrivent dans le cadre de projets collaboratifs et parfois même de vos champs d’actions. Dans ce contexte, vous devez pouvoir attribuer les tâches, vérifier la mise en œuvre des actions, être alerté en cas de besoin (tâche terminée, en avance, en retard, etc…) et communiquer avec les interlocuteurs dédiés et identifiés pour piloter parfaitement les projets. À ces occasions, vous échangez un volume de données considérable. Pour gagner du temps, vous avez besoin d’accéder rapidement et simplement aux données qui vous intéressent; que vous alliez les chercher vous même ou qu’elles vous soient poussées…

Vos solutions pour améliorer la gestion des données

Vos 4 enjeux majeurs pour exploiter efficacement les données et gagner du temps :

  • fiabiliser les données : c’est nécessaire pour obtenir une information exacte et avoir un réel suivi des KPI,
  • simplifier l’accès aux données, pour gagner du temps,
  • automatiser, pour gagner en performance, en agilité et en temps réel,
  • mesurer les performances des processus pour les faire évoluer dans le temps au gré de vos besoins.

 

 

Des outils adressent ces différents enjeux de la gestion des données :

  • Avec un CRM performant, initialement au service des équipes commerciales et marketing, les données prospects et clients sont centralisées. Vous accédez aux informations de contacts, à de la data utile pour évaluer l’expérience client mais aussi dans le cadre de vos missions de supervision de la trésorerie. Vous êtes capable d’anticiper sur les commandes en cours et à venir pour vous projeter ainsi dans le chiffre d’affaires à plus ou moins longs termes.
  • Mettre en place un outil de gestion de projet en interne facilite le travail en équipe. Ces outils permettent de partager vos documents, de travailler à plusieurs sur ces mêmes documents : l’édition se fait en temps réel, aucun risque d’erreur, vous recevez une notification quand des corrections ont été apportées, etc. Vos collaborateurs partagent également leurs plannings et agendas pour optimiser la création, l’interaction et le suivi du projet. Recherche documentaire accélérée, circulation d’informations, liées au projet, fiables et augmentées : vous décloisonnez efficacement les services pour les mettre au cœur du projet.
  • Instaurer un Intranet est un levier de communication interne efficace visant à remettre de l’interactivité dans les échanges de votre organisation. Discuter ou échanger sur un chat entre collaborateurs dispersés sur plusieurs sites ou en télétravail, partager des fichiers, des documents et informations propres à votre structure, consulter un trombinoscope détaillé permettant une identification des bons interlocuteurs rapidement et bénéficier d’une vision 360° client (contacts, actions, support) autant de fonctionnalités indispensables pour faciliter les échanges entre collaborateurs et ainsi être plus réactif dans la récupération de vos data.
  • L’extranet permet d’intégrer votre client au cœur de votre organisation, favoriser ses interactions avec vous et vos collaborateurs, fluidifier les échanges, récolter de la data comportementale, etc… Ses demandes sont adressées depuis cet espace, et ses données sont collectées à ces occasions dans votre espace d’administration. Vous avez une vision exhaustive des données pour mieux suivre vos KPI client et les reporter au CODIR.

Toutefois, aucun de ces outils ne répond directement à l’ensemble de vos enjeux. En plus, ils ne communiquent pas toujours entre eux. Pour arrêter de multiplier les outils, fluidifier et sécuriser votre environnement de travail, envisagez la plateforme collaborative digitale. Toutes les données dont vous avez besoin pour piloter votre activité remontent en temps réel, dans un outil unique. A la fois intranet, extranet, CRM, GED, la plateforme collaborative saura vous séduire et devenir votre outil du quotidien pour enfin gagner du temps et améliorer l’expérience collaborateur, comme l’expérience client.

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  • Responsable Marketing et Communication

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