Bien accompagner un nouveau collaborateur avec l’onboarding et la plateforme collaborative

Vous faites des efforts pour attirer des candidats intéressants mais vous êtes encore nombreux à négliger la phase suivante, pourtant cruciale : l’intégration du nouveau collaborateur. Pour cela, il y a l’onboarding, qui doit faire partie intégrante du recrutement et commence même avant le premier jour de travail. Comment ça marche ?

L’onboarding collaborateur, qu’est-ce que c’est ?

Les premières heures dans une nouvelle entreprise sont très importantes. Les sentiments ressentis durant cette période déterminent souvent si on restera ou non. Mauvais accueil, cafouillages administratifs ou déficiences matérielles : les freins pour poursuivre la collaboration sont nombreux.

L’onboarding consiste alors à faire disparaître toutes ces erreurs en prenant soin d’accueillir le nouveau salarié dans les meilleures conditions. Il contribue à mettre en place une période d’intégration réussie, aidant notamment le nouveau venu à prendre ses marques, tout en faisant attention à son bien-être pour lui éviter de se poser la question : « ai-je fait le bon choix ? ».

Il lui permet également d’appréhender les valeurs de l’entreprise, de s’intégrer plus rapidement dans son équipe, de se sentir valorisé dès le départ et d’être opérationnel plus rapidement. En d’autres termes, il favorise de manière significative son engagement.

Quelles actions mettre en place pour un onboarding collaborateur réussi ?

Les actions peuvent être multiples. En voici plusieurs à adapter en fonction des besoins et des moyens disponibles dans l’entreprise :

• Prendre des nouvelles avant l’arrivée du nouveau collaborateur, pour s’assurer de son état d’esprit et lui donner quelques indications pour le rassurer.
• Échanger avec les managers avant son arrivée, pour les impliquer dans le processus. Sans oublier d’informer l’ensemble des services concernés (voire toute l’entreprise) par mail (ou intranet) de son arrivée.
• Préparer les outils et son environnement de travail avant son arrivée (et pas le jour même).
• Organiser une réunion d’information à son arrivée pour lui donner tous les renseignements nécessaires et lui remettre le « pack d’accueil » (livret sur l’entreprise si disponible, documents administratifs, badge, accès au réseau, etc.).
• Contribuer à une immersion facilitée dans les équipes : présentation de ses collaborateurs, déjeuner avec le manager, etc. Ne pas hésiter à organiser une première réunion de travail pour partager de nombreuses informations et consignes. Surtout, ne pas utiliser comme prétexte le manque de temps ou les urgences, pour ne pas le faire car c’est une étape indispensable.
• Faire un bilan dès la fin de la première semaine de présence dans l’entreprise. C’est une manière constructive de conclure cette intégration et de recueillir un feed back qui peut à la fois permettre d’apporter quelques correctifs si besoin ou de corriger certains points pour les prochaines intégrations.

Qui doit piloter l’onboarding collaborateur ?

Il n’y a pas que les ressources humaines qui doivent prendre en charge l’onboarding. Toute l’entreprise doit y contribuer. Les RH peuvent établir le programme, le piloter mais ils doivent impliquer, dans chaque département, les managers concernés pour le mettre en pratique. Outre le responsable hiérarchique direct, il peut aussi y avoir des mentors qui sont concernés (ils ont participé, par exemple, aux entretiens d’embauche), des collègues directs, etc.

L’outil pour un onboarding réussi : la plateforme collaborative

À la fois outil de travail et de communication, une plateforme collaborative comme S.Digital de SIGAL peut s’avérer indispensable pour une intégration réussie. Elle permet de suivre le recrutement d’un candidat jusqu’à son arrivée mais également de générer des conversations et de retrouver toutes les données importantes qui le concernent.

Elle aide les RH à accueillir au mieux les nouveaux collaborateurs. Avec un seul canal, on peut à la fois leur donner accès à tous les liens administratifs utiles et leur permettre de télécharger leurs documents (contrat de travail signé, informations sur l’entreprise etc.). On peut également leur préparer un accès réservé (une sorte de « canal de bienvenue ») en délivrant des messages spécifiques qui les concernent. Il peut aussi être nourri des apports des équipes pour répondre à toutes les questions.

De plus, avec son module intranet, elle offre de nombreuses fonctionnalités dans le travail quotidien. Elle permet à la fois de développer l’expérience collaborateur (pour mieux travailler ensemble), de faire circuler l’information de manière fluide et de casser les silos entre les différents services pour faire communiquer les équipes entre elles. C’est l’outil idéal pour impliquer tous les collaborateurs, en leur apportant l’autonomie dont ils ont besoin. Un argument de poids pour les nouveaux recrutés !

Un exemple : l’onboarding chez SIGAL

Chez SIGAL, à chaque fois qu’une nouvelle personne arrive, il y a un processus à suivre, qui est intégré à la plateforme S.Digital. La personne ayant réalisé le recrutement remplit un formulaire avec les informations de base sur le nouveau venu (nom, prénom, fonction, date d’arrivée).

Ce formulaire validé, cela génère automatiquement plusieurs tâches, actions à différents collaborateurs :

• une notification est envoyée à Sophie* qui informe toute l’entreprise, via l’intranet MySIGAL, que la nouvelle recrue va arriver (et lui aménagera son bureau).
• Paul* se charge de lui préparer un ordinateur et les logiciels dont il a besoin. Il sait exactement ce qu’il doit préparer car dans le formulaire de départ, toutes les informations relatives au matériel étaient demandées.
• Sylvie*, qui a, elle aussi, reçu une notification, lui crée son accès à l’intranet MySIGAL bien évidemment,
• Camille* sait ainsi qu’elle doit se prévoir un peu de temps, le jour de son arrivée, pour lui faire signer des papiers.
• Sans oublier qu’un mail sera directement envoyé au futur salarié, en amont de son arrivée, pour lui souhaiter la bienvenue, lui dire à quelle heure se présenter et quel jour.

En complément, lorsqu’il sera arrivé, il disposera, dans un espace dédié, de sa fiche complète (qu’il peut modifier si besoin pour en changer l’adresse par exemple, etc.), son contrat, ses bulletins de salaires, les formations internes qu’il a suivies ou à venir, ses demandes d’évolution, les entretiens qu’il a pu avoir avec ses managers (avec les résumés), etc.

* Les prénoms ont été modifiés